浅析高校科研经费会计核算
发表于2013-08-03      1859 人已阅读

浅析高校科研经费会计核算

作者:王文博  上传时间:2013-6-17 15:11
摘 要:高校是我国科技创新体系的重要组成部分,而科研经费管理是高校财务管理的重要组成部分,是高校开展科研活动的基础工作。近年来,随着高校承担的科研项目大幅增加,相应的科研经费也随之大幅增大,因此,高校对科研工作日益重视,然而,在科研经费管理和使用过程中普遍存在一些不容忽视的现象,本文针对这些现象首先分析了存在的问题,然后提出了相关的完善措施。
关键字:高校  科研经费  会计核算
高等院校是一个国家人才培养和科学研究的基地,其中的科研实力代表着一个高校的水平,也是高校“排名”的重要影响因素。并且科研项目和科研经费的多少,直接影响着高校老师的职称评定和是否有资格带研究生以及个人收入的高低等。作为高校的财务部门,科研经费的核算是财务工作的重要组成部分。高校科研经费会计核算的质量直接影响着科研项目的开展、推进、成本、结果、绩效等情况。
一、高校科研经费核算的现状和问题
(一) 近些年科研经费增长迅速
高校的科研经费主要包含中央科研经费拨款和地方科研经费拨款以及其他科研经费拨款。随着国家投入的增加,高校科研实力的增强,高校的科研经费收入增长迅速。以下是近几年某“985”高校的科研经费收入情况:
(二) 对科研经费的认识存在偏差
在科研经费申请立项过程中,高校老师们凭借自身能力积累所具有的水平、影响和所在高校的支持,通过各种方式好不容易争取到了科研经费,因此老师们普遍会认为这部分科研经费是他自己的资金,只要能顺利完成科研合同或协议要求的内容,资金如何支配自己说了算。
某些高校的领导在对待科研经费的问题上,认为这部分钱虽然能给学校带来声誉但是学校不能掌握和支配,是老师们利用自身的技能和学校的资源承担的社会服务。
高校的部分财务管理人员对科研经费的认识停留在“代为管理”上,接近一半的财务会计工作量是科研经费的业务,相当多的时间是在给搞科研的老师们算账、报账、调账、转账,学校对科研经费虽然一些管理费收入,但是部分高校年终又把这部分资金以科研奖励的形式发给了科研老师,另外,科学研究还占用了学校很多的资源,比如实验室,水电暖等,因此他们认为,财务人员付出了很多,对学校来讲却是在“赔本赚吆喝”。
(三) 财务对科研经费核算乏力
对于科研经费,因为高校财务核算人员基本不了解科研项目的立项程序、预算要求、进展状况、各项费用的开支范围等,所以很难规范科研经费的会计报销行为。高校财务部门日常核算科研经费一般限于对原始票据的合法性、真实性、相关性进行审核。其中票据是否合法、是否是流通的正规票据比较好判断,而相关性只能从感性上进行判断,也只能从大方向上判断与其研究项目的关联程度,至于真实性的判断也比较难,一方面经济事项是否真正发生?财务人员有疑问,但不好下结论,比如报销大量的电话费、车费、汽油费、劳务费、餐费等,另一方面社会上假票据流行,由于日常财务前台人员核算量较大,大量的票据需要审核,难免有假票据混在其中。最后,就算高校财务部门做好了日常的科研经费核算报销审核工作,依然会有大量的科研经费调账工作,不是花超了,就是支错项目了,或者是有结余了,因此,需要有更科学合理的操作性强的处理方法对科研经费进行会计核算。
(四)科研经费预算不严谨
高校的财务人员经常会遇到某项科研经费审计出现问题,搞科研的老师便向财务部门提出申请调账的现象。分析其中的原因,基本是预算编制的不到位或没有严格按预算执行。
在科研经费预算编制方面,有些高校老师们为了多申请科研经费,没有认真考察所需仪器设备、差旅、会议、劳务、咨询等的必要性,相应的水电暖支出、房屋使用费等间接费用测算过高;有些高校的老师们对各项费用支出缺乏经验,各费用之间和实际支出相比有高有底,执行的过程中便需要申请做相应调整。
在科研经费预算执行方面,有的高校支出的随意性较大,和科研项目的相关性不高,比如许多的车费、电话费、材料(办公)、劳保用品等。
(五)科研经费结题方面
纵向课题根据财政部关于《中央部门财政拨款结转和结余资金管理办法》(财预【2010】7号)的规定,纵向科研项目的净结余应归还原资金渠道,此规定理论上使纵向课题结余资金应得到有效控制,然而在实际操作中,迫于领导的压力,当然领导也反映科研老师的呼声,高校财务部门不得不对结余下来的纵向课题经费进行财务调账、冲账,也有的高校叫做所谓的“置换”,通过这些方式将纵向课题经费余款列支转走。
横向课题的结题结余款一般还保留在原财务部门设立的项目账号内。一般的横向科研课题没有严格的结题手续,高校财务人员不清楚科研项目的进展状况,即使知道某课题要结题,一般高校财务也不会办理结题核算,因为,一方面领导不重视这方面的管理,觉得高校有了一笔沉淀资金,另一方面没有可操作的政策支持。对于已经结题的经费,许多老师通过各类票据,基本用在了个人和家庭的支出上,很少一部分用在了对其他课题的支持上。
二、完善高校科研经费核算的措施
(一)正确认识高校科研经费
科学研究是高校的一项社会职责,科研经费一般是专款专用、独立核算,所有权不同于教育经费,科研经费属于课题组专用。而高校作为一个会计主体,其所有的资金流动都应该纳入高校的财务部门进行统一核算。科研是依附于高校的一项活动,科研经费的收支核算、成本核算、绩效评价等都应是高校财务部门的一项重要内容。在《教育部关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策加强高校科研经费管理的通知》(教财【2011】12号)中也提出“高校是所承担项目经费使用和管理的责任主体。明确高校学校一把手责任制。学校一把手要高度重视科研经费管理工作,切实加强领导,有关科研经费管理的重大问题应按照有关规定由学校党委常委会或校长办公会进行专题研究决定。建立健全经费管理制度,完善内部控制和监督制约机制,并采取有效措施切实保障科研、财务、行政等管理部门对项目实施的全面支撑。”
(二)进一步完善科研经费制度建设
我国的中央领导层一致认为“科技是第一生产力”。近些年促进科技进步的法律法规已经较为健全,有效保障了我国科研经费的预算落实。科技部部长万钢在“中国发展高层论坛2012年会”上也表示,近5年中国研发经费支出实现了每年20%以上的增长,从2008年的4616亿元,增加到2011年的8610亿元,占国内生产总值比例从1.54%提升到1.83%,总量居世界第三位。可以看出我国科研经费相对较足,但是相对促进科技进步的法律法规,在科研项目立项、审批、经费使用、监管责任等方面,还没有一部系统的法律法规,直接的结果,就是“令出多门”,项目主管单位有自己的规定,高校、科研院所也拿出些管理章程,层次偏低,漏洞较多。另外在相关财务制度的制定方面,高校等单位尽管较为规范,但是执行起来却力度很小,人情味十足。
(三)加大科研经费相关案例和政策文件的宣传
规范科研经费的会计核算离不开高校科研人员的配合,如果科研人员只是认为科研经费是自己可以随意支配的资金,科研经费预算只是为了申报课题所用,日常支出的随意性较大,那么高校财务部门的会计核算人员会很头疼,工作会不顺利。
近几年高校或其他科研单位的科研人员通过科研经费进行犯罪的案例比较多。中国青年报记者曾经专门采访北京市海淀区人民检察院,海淀区以高校集中而闻名。一些检察官告诉记者,高校科研经费腐败已经成为新问题:教授们在科研经费支配上不乏混乱现象,一些课题经费直接变成了个人收入,而围绕科研经费甚至形成了一条隐秘的腐败生态链,在这一链条上,有教授、有财务会计、有科研仪器采购人员等。现实中的一些案例也是触目惊心的,比如北京某高校财务部驻下属学院会计得到老师的信任后为其报账的同时却伪造他人名章,假冒他人签名,9年贪污97万余元,其中绝大部分是科研经费。还有曾经的候选院士、中科院地球深部重点实验室主任段振豪使用虚假开发合同、虚假的票据报销差旅费,复印装订费,劳务费,租车费以及网站开发费等,骗取科研经费100余万元。
近几年国家部委也意识到个研经费管理上的新情况,也发布了一些关于科研经费管理的文件,比如《财政部科技部关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》(财教【2011】434号),《教育部关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策 加强高校科研经费管理的通知》(教财【2011】12号)等,进一步加强对科研经费的管理。
近几年对高校科研经费的审计也比较频繁,力度也有所加强,审查的细致程度也出乎高校老师的预料。比如对差旅费的报销询问当事人飞机票的到达地机场情况,以学生名字领走的劳务费是否落入学生口袋,所买的材料是试验用还是办公用等等。
高校的财务和科研部门应该积极的利用校园网络、通讯、审计报告等各种方式宣传有关科研经费的政策文件,科研老师们也应该在科学研发的间隙,关心一下科研经费的相关规定,以及社会上的相关新闻,积极配合高校财务和科研部门,把科研经费真正用好,为自己的科研活动提供有力保证。
(四)紧密沟通,按预算额度控制科研经费支出
高校的科研处(或科技处、科研院)是科研项目的管理部门,科研项目合同内的科研经费的预算资料可以为财务部门所用,作为会计核算科研经费的基础数据。下面举例说明一下:比如某课题的预算表中包含设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献费、劳务费、专家咨询费等支出范围,具体支出资金的额度各不相同,财务部门可以将这些预算的费用项目和财务账中的科研课题项目账号联系起来,作为这个课题的日常会计核算的额度分类,然后每一个额度分类(即预算表中的支出范围)对应一个或几个会计核算科目,最后每一个额度分类再加上预算表上的金额,财务部门日常会计核算时只允许在这个额度分类的指定金额内支出,超出则进行提示,并且不允许下一步操作,这样就可以对这个科研课题实现会计核算的严格按预算控制的目的。
可以看出,如果实施科研经费会计核算额度控制,就要求有比较全面准确的计算机基础资料,财务电算化也要有一定水平,前期的科研预算编制也要比较细致准确才有可行性。实际上高校许多科研经费合同本身就不严谨,预算也不够细致,基础数据资料不完整,全面进行会计核算的额度控制比较困难。
(五)核清科研成本、评估科研绩效、落实科研奖惩
科研活动的成本核算清楚,对比科研成果,才能评价科研项目的投入产出效果。一般来讲,科研项目的直接支出和间接支出都应该在财务部门为其单独设立的项目账内反映,如果没有转出子课题到外单位,并且各实验室水电费已经分解的情况下,本单位的财务账目便能反映科研项目的全部收支,经过分类汇总就能核算出该科研项目各项成本支出状况。当然,对于存在虚报冒领的还应挤出相关的水分才更加合理。
  高校科研经费绩效评估涉及面较多,相对复杂。要考虑高校的整体发展目标、发展要求, 又要考虑高校不同院(系)、学科的之间的差别和项目自身的完成能力、社会和经济效益等。高校具体的考核方法及评价标准,应该在科技部、财政部、教育部的指导下确定。
高校为促进科研工作的深入进行,促进学科建设,调动教职工的积极性和创造性,鼓励多出高水平的科研学术成果,褒奖在科学研究方面作出显著成绩的人员,基本都建立了有关科研奖励的相关政策办法,在教育费预算中有相应的安排。教育部也在《教育部关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策加强高校科研经费管理的通知》(教财【2011】12号)中再次提出对规范、科学、有效使用科研经费并做出突出成果的项目、单位或个人,学校应给予表彰和奖励。财务核算部门要配合科研部门在年终将奖励款项以现金或者转入个人银行卡的形式发放,为防止其他情况出现,现金发放应本人签收为妥。
总的来讲,科研经费会计核算是高校科研活动的基础性工作,直接影响到高校的科研水平,影响高校科研事业的发展。高校各级人员应当充分认识到管好用好科研经费对增强高校可持续发展能力的意义。高校财务部门应积极、主动与科研管理部门配合,从实际出发,运用现有政策,建立符合科研经费管理需求的科研经费管理制度和模式,为高校的科研活动提供良好的财务会计平台。
[参考文献]
[1] 雷宇。《 中国青年报 》2011年12月15日03版
[2]《教育部关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策加强高校科研经费管理的通知》教财【2011】12号
[3] 张钰虹。高校科研经费管理中存在的问题及措施[J].中国冶金教育,2007,(6)
[4] 岳峰。高校科研经费管理的问题分析及改进措施[J].科技信息,2008(28)